Dicas para organizar o seu espaço de trabalho

Dicas para organizar o seu espaço de trabalho

Quer trabalhe num escritório de uma empresa ou trabalhe a partir de casa, a palavra chave para a produtividade é organização.

Quando encontramos o nosso espaço de trabalho desorganizado, como por exemplo, papéis ou outros objetos fora do sítio, são muitas vezes fontes de distração que não ajudam a manter a concentração nem conduzem à produtividade.

A importância de organizar a secretária de trabalho

Ter um posto de trabalho organizado, é um fator que contribui para a boa imagem de qualquer colaborador e diz muito sobre a sua forma de trabalhar e a sua produtividade.

Um colaborador que deixa restos de comida na sua secretária, objetos que não têm nada a ver o espaço ou com o trabalho que desenvolve, ou ainda um monte de documentos espalhados, além de não transmitir uma boa imagem de si próprio, transmite um espaço de trabalho muito pesado e compromete ou prejudica o trabalho dos restantes colegas.

Depois de abordarmos a importância de manter o espaço de trabalho organizado e limpo, vamos dar umas dicas para manter o seu espaço de trabalho sempre organizado!

1. Elimine o que não interessa

Pratique o desapego e guarde apenas os objetos de que realmente precisa!

Elimine todos os objetos que ocupam espaço e não são bons para a funcionalidade do seu ambiente de trabalho.

Os objetos que já não funcionam ou estão partidos, como, por exemplo, canetas, furadores, agrafadores ou até mesmo impressoras, é para deitar para o lixo.

2. Organize os cabos elétricos

Quando olhamos para uma secretária e vemos fios de carregadores, ratos, impressoras, etc., espalhados por todo o lado, dá uma impressão de desarrumação terrível. Organizar os cabos espalhados, melhora em muito a aparência do nosso espaço de trabalho, deixando-o com um aspeto muito mais agradável.

3. Organize os seus papéis

Organizar papeis é uma tarefa bastante aborrecida e complicada de realizar nos espaços de trabalho.

O ideal é começar a eliminar todos os documentos que já não têm utilidade e que só estão a ocupar espaço.

De seguida, organize os papéis que precisa de manter, criando uma classificação que seja lógica e funcional para si ou de acordo com a política da empresa.

Repita estas tarefas regulamente e não acumule pilhas de papéis para arquivar.

Desta forma vai conseguir ganhar mais tempo para o que realmente é importante e o processo deixa de ser cansativo e frustrante.

4. Utilize produtos organizadores ou acessórios de organização

Utilizar acessórios de organização é uma ótima ideia para manter cada coisa no seu devido lugar, evitando confusões.

Estes são exemplos de acessórios que pode encontrar para colocar em cima da secretária. Contudo existem outras soluções de arrumação, nomeadamente blocos de gaveta ou armários de arquivo, para organizar os seus objetos pessoais ou documentos.

5. Use armários e gavetas para evitar a desorganização

Os itens que não são usados com tanta frequência devem ser mantidos num armário ou em gavetas, enquanto que os que são de uso corrente devem estar mais acessíveis.

Desta forma, vai conseguir evitar que a sua secretária fique cheia de objetos e itens que não têm utilidade imediata, ganhando mais espaço para trabalhar.

6. Escolha as cores certas para o espaço de trabalho

As cores que escolhemos para a decoração do escritório, podem mudar completamente os níveis de produtividade, e os estados de espírito dos colaboradores.

Um escritório é por norma uma enorme sala em branco, que pode parecer um bocadinho impessoal e pouco acolhedora. Optar por decorações de parede, ou pequenos apontamentos com peças decorativas, dá-nos a possibilidade de melhorar a forma como os colaboradores se sentem, e consequentemente aumentar a produtividade, assim como as cores do espaço.

O impacto que as cores da decoração podem ter em quem trabalha nos diferentes espaços:

• Azul – esta é uma cor que provoca uma sensação de relaxamento e calma. É por isso é uma excelente core para aumentar a produtividade no local de trabalho.
• Verde– espaços dominados pela cor verde são excelentes para quem precisa de trabalhar durante longas horas. Esta cor ajuda a que os colaboradores se mantenham frescos e eficientes durante mais tempo.
• Amarelo– por estar bastante associada à criatividade, esta cor é mais indicada para escritórios de arquitetura, designers, artistas e outras profissões em que os profissionais devem ser criativos. Para além disso é a cor do otimismo e da felicidade.
• Vermelho – por estar muito ligada às emoções e à paixão, o vermelho é a melhor cor para espaços de trabalho que exijam fisicamente dos colaboradores. Contudo, por ser uma cor estimulante, não é a mais indicada para trabalhos que exijam tranquilidade.

7. Arrume a sua secretária no final do dia

Uma boa forma de manter sempre o seu posto de trabalho organizado e arrumado, é criar o compromisso de todos os dias ao final do dia organizar o seu espaço!

Tire todos os dias ao final do dia 5 minutos, para arrumar os papeis da sua secretária e organizar os objetos espalhados.

Além da arrumação geral que faz ao seu espaço, vai conseguir perceber mais facilmente quais as tarefas que “despachou” nesse dia e o que vai ter de fazer no dia seguinte.

Vai começar a perceber que na manhã seguinte vai ser muito mais agradável começar a trabalhar, graças à sua mesa de trabalho organizada e ao ambiente de trabalho mais acolhedor.

Não descure da sua secretária!